Instellingen: Documenten (Documentinstellingen)

Sectie Logistiek

In deze sectie kunt u uw logistieke lay-outs standaard instellen. Via het vergrootglas kunt u één van uw lay-outs selecteren. Tevens kunt u hier lay-outs aanmaken en onderhouden. Via het tweede icoon kunt u een andere lay-out koppelen aan een specifieke debiteur. Debiteuren kunt u onderhouden via [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Door uw muis te plaatsen op dit veld (niet de omschrijving maar de inhoud) kunt u via een tooltip zien waar de lay-out gebruikt wordt.

Artikeletiketten

Hier kunt u de lay-outs van de artikeletiketten onderhouden.

Bestelling

Hier kunt u de lay-out van de bestelbonnen onderhouden.

Raamcontract

Hier kunt u de lay-out van de bevestiging van verkoopraamcontracten onderhouden.

Raamcontract inkoop

Hier kunt u de lay-out van de inkoop raamcontracten onderhouden.

Ontvangst

Hier kunt u de lay-out van de ontvangstbonnen onderhouden. In de inkoopinstellingen kunt u middels de optie 'Ontvangstbonnen' aangeven of deze afgedrukt dienen te worden bij het verwerken van een ontvangst van een bestelling.

Ontvangstetiketten: Inkoop

Hier kunt u de lay-out van de ontvangstetiketten (die u kunt afdrukken bij het verwerken van ontvangsten) onderhouden. In de inkoopinstellingen kunt u middels de optie 'Ontvangstetiketten' aangeven of deze afgedrukt dienen te worden bij het verwerken van een ontvangst van een bestelling.

Retouren: Crediteur

Hier kunt u de lay-out voor de inkoop retouren onderhouden.

Retouren: Medewerker

Hier kunt u de lay-out voor de retouren van werknemers onderhouden.

Interfiliale overslag pakbon

Hier kunt u de lay-out van de interfiliale overslag pakbon onderhouden.

Bevestiging

Hier kunt u de lay-out van de orderbevestiging onderhouden.

RMA order bevestiging

Hier kunt u de lay-out van de bevestiging van een RMA order onderhouden.

Picklijst

Hier kunt u de picklijst lay-out onderhouden.

Verzamelpicklijst

Hier kunt u de lay-out van de verzamelpicklijst onderhouden.

Leveringen

Hier kunt u de lay-out van de leverbonnen onderhouden.

Pakbon

Hier kunt u de pakbonlay-out onderhouden.

Factuur

Hier kunt u de factuurlay-out onderhouden.

E-Factuur

Dit veld is van toepassing op elektronische facturen. In het veld zelf wordt geen waarde getoond, maar met de twee pictogrammen kunt u de formaten onderhouden en standaard formaten koppelen aan de debiteuren.

Hiermee kunt u het formaat koppelen aan een debiteur. Dit formaat wordt dan standaard gebruikt bij het versturen van elektrische facturen naar deze debiteur. De formaten die beschikbaar zijn, zijn afhankelijk van het land van het factuuradres van de debiteur en het land dat aan het betreffende formaat is gekoppeld.

Hiermee kunt u de aanwezige formaten bekijken, of nieuwe eigen formaten toevoegen. Er zijn een aantal standaard formaten aanwezig die u niet kunt bewerken of verwijderen. De zelf toegevoegde formaten kunt u wel bewerken of verwijderen. Om een nieuw formaat toe te voegen klikt u in het scherm op 'Nieuw'. Er wordt dan een scherm getoond met de volgende velden:

Formaat

Geef hier een naam op voor het formaat.

Omschrijving

Geef hier een omschrijving op voor het formaat.

Land

Selecteer hier het land waarop het formaat van toepassing is.

Soort

In dit veld wordt het soort formaat aangegeven. Voor zelf toegevoegde formaten betreft dit altijd 'Custom'. Dit kunt u niet aanpassen.

Bestand

Selecteer hier de stylesheet voor het betreffende formaat.

Opmerking:

Een zelfgedefinieerde stylesheet kan meerdere customization ID's bevatten. Wanneer dit het geval is wordt bij het toevoegen hiervan de volgende volgorde gehanteerd om te bepalen hoe deze wordt toegevoegd:

1. SI1.1
2. SI1.2
3. SI2.0
4. BIS2.0
5. BIS3.0

Directe factuur

Hier kunt u de lay-out van de directe facturen onderhouden.

Creditnota

Hier kunt u de standaard lay-out voor creditnota's koppelen.

Directe creditnota

Hier kunt u de standaard lay-out voor directe creditnota's koppelen.

POS

In de kassa kunt u verschillende kassabonnen afdrukken. Het is mogelijk om lay-outs op A4 formaat af te drukken, maar ook kan er via een kassabonprinter een smalle bon worden afgedrukt. De lay-out van de A4 formaat kassabon kunt u hier onderhouden. Bij het onderhouden van de Presets kunt u aan iedere betaalwijze een bon lay-out koppelen.

POS (Kassabonnen)

In de kassa kunt u verschillende kassabonnen afdrukken. Het is mogelijk om lay-outs op A4 formaat af te drukken, maar ook kan er via een kassabonprinter een smalle bon worden afgedrukt. Met deze optie kunt u de lay-out van de smalle kassabon onderhouden. Bij het onderhouden van de Presets kunt u aan iedere betaalwijze een bon lay-out koppelen.

Acceptgiro's

Hier kunt u de acceptgiro lay-out onderhouden. Een acceptgiro is een gestandaardiseerd formulier waarmee een betaling kan worden verricht. U kunt het formulier naar de betaler sturen, die in de meeste gevallen alleen nog een handtekening hoeft te zetten. Vervolgens wordt het formulier naar de bank gestuurd voor verwerking. Een acceptgiro kan voor beide partijen gemakkelijk zijn. De betaler hoeft niet zelf het bedrag, rekeningnummer van de begunstigde en een omschrijving (betalingskenmerk) in te vullen. Dit terwijl u de zekerheid heeft dat de betaling correct wordt uitgevoerd, omdat alle gegevens zijn voorgedrukt.

Voordat u zelf acceptgiro's kan printen moet u toestemming hebben van uw bank en van Interpay. Het verkrijgen van de goedkeuring is niet eenvoudig; zo moet u bijvoorbeeld 250 test acceptgiro's aanleveren die allemaal moeten voldoen aan de voorschriften van Interpay. De positionering mag niet meer afwijken dan 0.2 mm ten opzichte van de vastgestelde posities. Voor meer informatie kunt u terecht bij www.interpay.nl of bij uw bank.

Met Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om acceptgiro's af te drukken. In uw factuurinstellingen geeft u aan welke formuliercode u gebruikt. U heeft keuze uit code 12, 13, 14 en 15.

U kunt acceptgiro's afdrukken middels de knop 'Giro' in het facturen afdrukscherm. Het systeem komt standaard op met de acceptgiro lay-out die u hier heeft gedefinieerd. U heeft de mogelijkheid eerst een voorbeeld af te drukken voor u de acceptgiro daadwerkelijk afdrukt. Via formulierenprinters kunt u aangeven of er voor acceptgiro's van een aparte printer of printerlade gebruikt dient te worden gemaakt. Via de factuurhistorie heeft u middels de knop 'Afdrukken' en vervolgens de knop 'Giro' ook de mogelijkheid om acceptgiro's af te drukken.

Retouren: Debiteur

Hier kunt u de lay-out van de verkoopretouren onderhouden.

Productieorder

Hier kunt u de lay-out van de productieorders onderhouden.

Bewerking

Wanneer u in de productie instellingen heeft aangegeven dat u gebruik maakt van bewerkingen kunt u hier de lay-out voor het bewerkingsoverzicht onderhouden. via [Productie, Invoer, Instructies] een productieorder afdrukken en verwerken. Hier is het mogelijk om ook de productiebewerkingen af te drukken. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn wanneer elke bewerking op een verschillende locatie of afdeling wordt uitgevoerd. Om de bewerkingen af te drukken kunt u in het afdrukscherm van de productieorder de optie 'Afdrukken bewerkingsoverzicht' aanvinken.

Ontvangstetiketten: Productie

Hier kunt u de lay-out van de ontvangstetiketten voor productieorders onderhouden.

Sectie Cashflow/ Bank

Betaling

In dit veld kunt u de standaard lay-out voor uw betalingen definiëren. U heeft dit veld als u E-Elektronisch bankieren in uw licentie heeft. Deze lay-out wordt gebruikt als u uw betalingen gaat verwerken via [Cash flow, Betalingen, Verwerken] als de betaalmethode Cheque, Kas of Kredietbrief is.

Betalingsspecificatie

In dit veld kunt u de standaard lay-out voor betalingsspecificatie definiëren. Dit veld heeft u als u E-Elektronisch bankieren in uw licentie heeft. Als u betalingsspecificatie gaat opvragen in Exact Globe Next in menu [Cash flow, Betalingen, Betalingsspecificatie] wordt deze lay-out gebruikt.

Ontvangst

In dit veld kunt u de lay-out voor ontvangsten definiëren.

Stortingsoverzicht

In dit veld kunt u de lay-out voor het stortingsoverzicht definiëren.

Vooraankondiging incasso

Hier kunt u de lay-out voor de vooraankondiging selecteren. Tevens kunt u een standaard lay-out per debiteur koppelen. De vooraankondiging is een bericht dat u verplicht dient te versturen naar de debiteur voordat u de incasso uitvoert. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik een vooraankondiging afdrukken?.

Sectie CRM

In deze sectie kunt u uw standaard lay-outs definiëren voor uw offertes. U heeft deze sectie als u E-Offerte in uw licentie heeft. Tevens kunt u een brief opstellen of onderhouden en een sjabloon voor een MS Word offerte aanmaken. Met het vergrootglas icoon achter het veld 'Offertes' kunt u de offerte lay-outs onderhouden. Met het icoon achter 'Brief' kunt u een brief opstellen of onderhouden en sjablonen voor een MS Word offerte aanmaken en onderhouden. Afhankelijk van de versie van MS Word betreft dit een offerte lay-out/sjabloon op basis van Custom XML technologie of op basis van inhoudsbesturingselementen;

• MS Word 2007 of lager: Een offerte sjabloon aanmaken op basis van Custom XML technologie.
• MS Word 2010 of hoger: Een offerte sjabloon aanmaken op basis van inhoudsbesturinsgelementen.

Sectie HRM

In deze sectie kunt u uw standaard lay-outs definiëren voor de salarisslips, jaaropgaven, arbeidsovereenkomst en werknemersetiketten. U heeft deze sectie als u E-Salaris in uw licentie heeft. Tevens kunt u hier een brief opstellen of onderhouden.

Het icoon achter het veld 'Salarisslips' is alleen beschikbaar wanneer SE1706 in uw licentie aanwezig is. Met dit icoon opent u het volgende scherm.

Wanneer u gebruik wilt maken van salarisslips in PDF formaat dient u tevens bij het veld 'Salarisslips' in de sectie 'HRM', een andere lay-out dan HTML te selecteren.

Aanmaken PDF bestand

Wanneer u voor de salarisslips PDF bestanden wilt aanmaken, in plaats van deze af te drukken, dient u deze optie aan te vinken. U kunt vervolgens bij het veld 'Bestandenpad' een bestandenpad opgeven.

Bestandenpad

Dit veld is alleen actief wanneer u de optie 'Aanmaken PDF bestand' heeft aangevinkt. U kunt hier een bestandenpad opgeven waar de PDF bestanden van de salarisslips worden weggeschreven.

Sectie Standaard lay-out

Gelinkte documenten

Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het aanmaken van een salarisslip die u op de printer afdrukt of die u als PDF bestand wilt opslaan (bijvoorbeeld bij een proefafdruk).

E-mail

Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het versturen van een salarisslip via e-mail.

Synergy

Hier kunt u de standaard lay-out selecteren die u wilt gebruiken bij het bewaren van een salarisslip in Exact Synergy Enterprise.

Sectie Dienst

In deze sectie kunt u standaard lay-outs definiëren voor uw servicebonnen. U heeft deze sectie als u e-Service management in uw licentie heeft.

Sectie Persoonsgegevens

In deze sectie kunt u de persoonsgegevens lay-outs definiëren die u kunt gebruiken bij Word Merge in het persoonsgegevens actiecentrum. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties - details.

Bij Brief: Relaties/Contactpersonen kunt u de lay-outs voor de persoonsgegevens van de relaties en contactpersonen aanmaken en onderhouden. Bij Brief: Medewerkers kunt u de lay-outs voor de persoonsgegevens van de relaties en contactpersonen aanmaken en onderhouden.

Voor meer informatie over het aanmaken en onderhouden van deze lay-outs, zie Brief opstellen of onderhouden. Voor meer informatie over het samenvoegen via Word, zie Samenvoegen via Word. 

Gerelateerde onderwerpen

• Instellingen
• Brief opstellen of onderhouden
• Lay-outs onderhouden